Смету участия в выставке удобнее собирать по отдельным расходам: площадь и застройка, оборудование, доставка, поездка команды, материалы и резерв. Ниже — расчёт на конкретных исходных данных и пустой шаблон для Excel. Одну такую смету можно затем перенести в годовой план.
Обновлено 11 ноября 2026 года.
Пример сметы для стенда 9 м²
Для расчёта возьмём опубликованный прайс Недели Российского Ритейла 2026, страница 14 PDF: оборудованная площадь на первом этаже — 50 000 ₽ за м², регистрационный взнос экспонента — 50 000 ₽. В этом прайсе цены приведены без НДС, указана ставка 5%.
Это учебный расчёт по прайсу прошедшего мероприятия. Он не подтверждает наличие стенда 9 м² и не является предложением на следующий год. Площадь, комплектацию, число включённых бейджей и окончательный счёт нужно согласовать с организатором. Ставку из этого прайса нельзя переносить на счета других поставщиков.
| Расход | Расчёт | Сумма, ₽ |
|---|---|---|
| Оборудованная площадь | 9 м² × 50 000 | 450 000 |
| Регистрационный взнос | 1 × 50 000 | 50 000 |
| НДС по указанному прайсу | 500 000 × 5% | 25 000 |
| Всего по этим условиям участия | 450 000 + 50 000 + 25 000 | 525 000 |
Остальные расходы зависят от команды и города отправления. Для примера заложим два человека, три гостиничные ночи на каждого и четыре дня поездки. Все суммы в следующей таблице — условные бюджетные допущения редакции, а не проверенные рыночные цены. В расчёте они считаются окончательными суммами к оплате: НДС повторно не добавляем.
| Расход | Допущение | Сумма, ₽ |
|---|---|---|
| Условия участия из первого расчёта | Площадь, взнос и указанный НДС | 525 000 |
| Дополнительное оборудование | То, что не входит в пакет | 25 000 |
| Доставка образцов и обратный вывоз | Один комплект услуг | 30 000 |
| Печатные материалы | Один тираж | 20 000 |
| Билеты команды туда и обратно | 2 человека × 15 000 | 30 000 |
| Гостиница | 2 номера × 3 ночи × 7 000 | 42 000 |
| Местный транспорт | На всю поездку | 6 000 |
| Бюджет на питание | 2 человека × 4 дня × 2 000 | 16 000 |
| Расходы до резерва | Сумма строк выше | 694 000 |
| Резерв | 10% от 694 000 | 69 400 |
| Бюджет с резервом | 694 000 + 69 400 | 763 400 |
10% здесь — выбранный запас для примера. У вашей компании он может быть другим. Бюджет на питание в таблице не задаёт размер суточных: их порядок и сумму уточняют у бухгалтерии. Если питание покрывается суточными, не считайте один расход дважды.
Пустой шаблон сметы для Excel
Скопируйте строки ниже в текстовый файл с расширением .csv и импортируйте его в Excel или другую таблицу. Кодировка — UTF-8, разделитель — точка с запятой. В столбец «Сумма» внесите итог по счёту поставщика, уже с тем налогом, который указан в счёте.
Расход;Количество;Цена за единицу, ₽;Сумма к оплате, ₽;Что входит;Поставщик и дата расчёта;Оплачено, ₽
Площадь и застройка;;;;;;
Регистрационный взнос;;;;;;
Дополнительные бейджи;;;;;;
Электричество и оборудование;;;;;;
Уборка и хранение тары;;;;;;
Доставка на площадку;;;;;;
Обратная доставка;;;;;;
Печатные материалы;;;;;;
Билеты команды;;;;;;
Гостиница;;;;;;
Местный транспорт;;;;;;
Питание или суточные;;;;;;
Прочие согласованные расходы;;;;;;
Итого до резерва;;;;;;
Резерв;;;;;;
Бюджет с резервом;;;;;;
Для каждой строки сохраните расчёт организатора или поставщика. Если счёт в валюте, отдельно запишите валюту, принятый для бюджета курс и дату, а окончательную сумму проверьте перед оплатой.
Что уточнить до согласования бюджета
- Что именно входит в «оборудованную площадь»: стены, фриз, мебель, свет, розетка, монтаж и демонтаж.
- Какие расходы обязательны сверх аренды: регистрация, аккредитация застройщика, уборка, вывоз мусора.
- Сколько бейджей включено и понадобятся ли дополнительные пропуска на монтаж.
- Когда разрешены завоз образцов и вывоз после закрытия.
- Нужны ли дополнительные гостиничные ночи на монтаж и демонтаж.
- Какие условия отмены, переноса участия и возврата предоплаты закреплены в договоре.
Как перенести сметы в годовой план
Сначала выберите события по отрасли и городу в каталоге мероприятий. На каждое событие заведите отдельную смету, затем соберите общий лист: название, даты, ответственный, крайний срок оплаты, бюджет, факт и результат участия.
Рядом с деньгами полезно вести человеко-дни. Два сотрудника в четырёхдневной поездке — восемь человеко-дней вне обычного рабочего графика. Эту величину не обязательно включать в сумму счёта, но руководителю она помогает сравнить несколько поездок.
После выставки заполните фактические расходы и объясните отклонения. Так в следующем году у вас будет собственная база расчётов. Для согласования поездки пригодится образец служебной записки, а для подготовки стенда — чек-лист экспонента.
