Подготовку первого стенда удобно вести одной таблицей: задача, крайний срок, ответственный и подтверждающий документ. Начните с руководства экспонента выбранной выставки: именно в нём нужно искать правила монтажа, допуска подрядчиков и доставки.
Обновлено 11 ноября 2026 года.
Чек-лист подготовки к выставке
Ниже — пример рабочего плана редакции. Интервалы условные: подставьте реальные даты организатора и застройщика. Если выставка начинается через месяц, порядок задач остаётся полезным, но срок каждой нужно согласовать заново.
| Когда планировать | Задача | Ответственный в вашей команде | Что должно быть готово |
|---|---|---|---|
| До бронирования | Определить аудиторию, цель и формат участия | Руководитель проекта | Задача участия и критерий результата |
| За 4–6 месяцев | Согласовать площадь, расположение и пакет | Руководитель проекта | План зала, предложение и договор |
| За 3 месяца | Утвердить бюджет и концепцию стенда | Маркетинг и финансы | Смета, планировка, перечень экспонатов |
| За 2 месяца | Согласовать застройщика и технические услуги | Координатор стенда | Проект и подтверждения по правилам площадки |
| За месяц | Забронировать поездку, заказать материалы | Координатор команды | Билеты, гостиница, макеты и тиражи |
| За 2 недели | Подготовить встречи, пропуска и доставку | Продажи и логистика | График, список команды, согласованная отгрузка |
| За неделю | Провести инструктаж и проверить комплект | Руководитель проекта | Сценарий работы и контакты ответственных |
| В день монтажа | Принять стенд и оборудование | Координатор стенда | Проверка комплектации, фото, перечень замечаний |
| После закрытия | Проконтролировать вывоз и демонтаж | Логистика и застройщик | Подтверждение вывоза и сдачи площадки |
| После выставки | Разобрать контакты, расходы и договорённости | Продажи и руководитель проекта | План следующих действий и фактическая смета |
До договора: цель, аудитория и место
Определите, что должно произойти на стенде: демонстрации продукта, встречи с действующими клиентами, переговоры с дилерами или сбор запросов на расчёт. От задачи зависят площадь, оборудование и состав команды.
Попросите план зала и описание пакета. Проверьте проходы, соседние стенды, доступ к электричеству, возможность подвеса и ограничения по высоте. Название «оборудованная площадь» не объясняет комплектацию: состав нужно увидеть в приложении к предложению.
Для выбора события используйте каталог мероприятий, а окончательные условия участия подтверждайте у организатора.
Техническая подготовка: что выписать из руководства экспонента
- Даты и часы монтажа, работы выставки и демонтажа.
- Порядок допуска застройщика, сотрудников и транспорта.
- Требования к проекту стенда и согласованию оборудования.
- Сроки заказа электричества, интернета, уборки и дополнительных услуг.
- Правила хранения тары, завоза тяжёлых образцов и обратного вывоза.
- Контакты технической службы и ответственного от организатора.
Например, в руководстве участника ИННОПРОМ. Центральная Азия 2026 предусмотрена электронная регистрация участника с доступом в личный кабинет. Это пример конкретного регламента, а не универсальное правило для всех выставок. Для своего события используйте документ нужного года.
Что чаще всего забывают в смете
К площади и застройке добавьте оборудование, подключения, печать, доставку в обе стороны и поездку команды. Проверьте, включены ли уборка и дополнительные пропуска. Если монтаж проходит накануне открытия, может понадобиться ещё одна гостиничная ночь.
В статье о смете участия есть заполненный расчёт и пустой шаблон. Не смешивайте цены без налога из прайса и окончательные суммы из счетов: у каждой строки должен быть понятен источник.
Короткий шаблон для рабочей таблицы
Скопируйте строки в .csv, выбрав при импорте UTF-8 и разделитель «точка с запятой». Дедлайны заполните по документам организатора, ответственных — по своей команде.
Задача;Крайний срок;Ответственный;Подтверждение;Статус
Получить руководство экспонента;;;;
Согласовать план и комплектацию стенда;;;;
Подписать договор и утвердить бюджет;;;;
Согласовать застройщика и проект;;;;
Заказать технические услуги;;;;
Оформить пропуска команде и транспорту;;;;
Подтвердить завоз и обратный вывоз;;;;
Утвердить график работы и встреч;;;;
Принять стенд перед открытием;;;;
Закрыть демонтаж и вывоз;;;;
Разобрать контакты и расходы;;;;
После выставки
У каждого контакта должны появиться ответственный и следующий шаг: отправить расчёт, согласовать демонстрацию, провести встречу. В отчёте отделите собранные контакты от состоявшихся переговоров и реальных договорённостей.
Сверьте фактические расходы со сметой и запишите, что пришлось заказывать дополнительно. Эти данные полезнее для следующей выставки, чем общий вывод «всё прошло хорошо».
