Закупщик на выставке оборудования: шорт-лист, вопросы на стенде, торг

Снабженца на отраслевую выставку отправляют с одной фразой: «Посмотри там, может, что найдёшь». Потом через месяц спрашивают, почему станок до сих пор не заказан, а КП от тех, кого «нашёл», противоречат друг другу. Чтобы два дня в павильоне не превратились в сбор пакетов с ручками, к выставке готовятся так же, как к тендеру: с техзаданием, списком претендентов и одинаковыми вопросами ко всем.

За две недели до выезда

Первым делом в руки берётся каталог экспонентов. У крупных выставок он выходит на сайте заранее, обычно со схемой павильонов и фильтром по разделам. Листать его подряд бессмысленно, там сотни строк. Садитесь с технологом или главным механиком и фиксируете, что именно ищете: позицию, главные параметры, допустимый диапазон по производительности, требования к сырью или к марке стали, ограничения по фундаменту и энергетике цеха. Без этого листка на стенде вам продадут то, что стоит на стенде.

Дальше шорт-лист. Я делю его на три корзины:

Основные. Делают нужное, по описанию подходят, хочу с ними говорить предметно.
Запасные. Похоже на нужное, но есть сомнения по параметрам или по происхождению.
Для сравнения цен. Скорее всего не возьмём, но их цифры пригодятся на переговорах с основными.

На каждого кандидата заводится строка в таблице: номер павильона и стенда, сайт, что про них уже известно, кто от нас поедет говорить. Проверку контрагента по ИНН, сроки на рынке, арбитражные дела делают до выставки, не после. Если у фирмы три года истории и половина из них в судах с покупателями, на стенд можно не ходить, сэкономите час.

Отраслевые выставки обычно разбросаны по году и по городам, и под одну закупку подходящих бывает две-три. Перед планированием командировки удобно пройтись по разделам каталога: металлургия и металлообработка, топливно-энергетический комплекс, общий список мероприятий с фильтром по датам. Если в июле в Екатеринбурге ИННОПРОМ, а под вашу позицию есть профильная выставка поуже, я бы ехал на узкую: на стендах там чаще стоят инженеры.

Пишем опросный лист

Самое полезное, что можно привезти с выставки, это одинаковые ответы от разных поставщиков. Для этого вопросы печатаются заранее, один лист на один стенд. У меня он выглядит примерно так.

Сроки и поставка:

Срок поставки с даты оплаты или с даты подписания? Это разные сроки, и разница бывает в месяц.
Что из этого есть на складе в России, а что едет под заказ?
Базис поставки: до нашего склада, до их склада, с завода за границей?
Кто отвечает за таможню, если оборудование импортное, и кто платит, если груз застрял?

Сервис и запчасти:

Есть ли сервисные инженеры в России, в каком городе, сколько ехать до нашей площадки?
Срок выезда на гарантийный случай записан в договоре или это «постараемся»?
Какие расходники и запчасти держат на складе, какие везут под заказ и сколько ждать?
Пусконаладка и обучение персонала входят в цену или идут отдельной строкой?

Локализация:

Где физически делается узел, а где собирается изделие?
Есть ли продукция в реестре российской промышленной продукции, если для нас это требование по закупке?
Какие комплектующие импортные и что будет, если их поставка остановится?

Референсы:

Где такое уже работает в похожих условиях? Нужно название предприятия и контакт главного механика, а не «у нас сотни довольных клиентов».
Можно ли приехать и посмотреть на работающую установку?

Оплата и пробная партия:

Какая схема оплаты: аванс, поэтапно, постоплата после пусконаладки?
Дают ли отсрочку, работают ли через аккредитив или банковскую гарантию на аванс?
Для сырья и материалов: готовы ли отгрузить пробную партию, на каких условиях и кто платит за испытания?
Для оборудования: возможны ли испытания на нашем сырье до подписания, на их площадке или у нас?

Лист заполняется прямо на стенде. Если менеджер отвечает «уточню», в графе так и пишется «уточнит», с фамилией и сроком. Через неделю по этим «уточню» видно, кто работает, а кто раздавал буклеты.

Дилер или производитель

На выставке их не отличишь по стенду: у дилера бывает стенд богаче, чем у завода. Отличают по разговору.

Признаки дилера:

На технический вопрос ответ «я передам на завод».
Чертежей нет, есть только каталог с картинками.
Сроки поставки называют размыто, потому что сами их не контролируют.
На стенде продукция нескольких брендов, и про каждый говорят одинаково гладко.

Признаки производителя:

На стенде есть человек, который знает допуски, материалы и где у узла слабое место.
Могут сказать, сколько сейчас в очереди на производство.
Предлагают приехать на завод и показать цех.
Готовы менять конструкцию под ваше ТЗ, а не только выбирать из каталога.

Дилер не всегда плохо. Хороший дилер держит склад запчастей, говорит по-русски, решает вопросы с гарантией и сервисом. Плохо, когда дилер выдаёт себя за завод, а потом на каждую претензию у него «завод не отвечает». Поэтому вопрос задаётся прямо: «Вы производитель или официальный представитель? Покажите документ о дистрибьюции». Нормальные люди показывают, без обид.

Как фиксировать разговоры

Через два дня выставки все разговоры сливаются в один. Поэтому записывается сразу, у стенда или в двух шагах от него, не в гостинице вечером.

Что я делаю после каждого стенда:

Фото визитки и самого изделия, с табличкой стенда в кадре, чтобы потом понять, чьё это.
В опросном листе пометка, кто отвечал: менеджер по продажам, инженер, директор.
Две-три строки от себя: впечатление, что смутило, что пообещали прислать.
Если ездим вдвоём, вечером сверяем листы. Один слышит про цену, другой видит, что у станка подтекает масло.

После выставки все листы сводятся в одну таблицу сравнения, строки там те же, что в опросном листе. Пустые клетки сразу видно, туда уходит письмо с вопросом. Это скучно, но именно эта таблица потом ложится в обоснование выбора поставщика для закупочной комиссии. Если компания закупает по 223-ФЗ, без такой бумаги вас просто не поймут.

Торг на стенде и после

На стенде цену обсуждают, но редко подписывают. У менеджера на выставке часто есть «выставочная скидка», и её называют быстро, чтобы вы ушли с ощущением удачи. Берите её на заметку, не соглашайтесь сразу. Выставочная цена почти всегда без пусконаладки, без доставки и с авансом под сто процентов, а это совсем другая сделка.

Что я прошу на стенде:

Письменное КП на наше ТЗ в течение недели, с полной комплектацией и сроком действия цены.
Отдельной строкой доставку, монтаж, пусконаладку, обучение, комплект ЗИП на первый год.
Подтверждение, что выставочная скидка сохранится, если договор подпишем в разумный срок после выставки.

Торг по-настоящему начинается, когда на столе лежат три сравнимых КП. Тогда торгуются по конкретным строкам: у одного пусконаладка в цене, у другого гарантия длиннее, третий даёт постоплату части суммы. Двигать имеет смысл не только цену. Часто проще выбить поэтапную оплату, комплект запчастей или сокращение срока поставки, чем пару процентов скидки, и для завода это выгоднее.

И ещё одно. Если поставщик на стенде был очень сговорчив, а в переписке после выставки вдруг «цены пересмотрены в связи с изменением курса», это повод вернуться ко второй корзине шорт-листа. Ради таких случаев она и составлялась.

Что увезти домой

Из командировки снабженец привозит заполненные листы, контакты людей, которые отвечают за техническую часть, и список обещаний с датами. Через неделю всё это превращается в таблицу сравнения и запросы КП, через месяц в договор. Если через месяц на столе лежит только пакет с каталогами, на выставку съездили посетителем.